프로젝트 관리도구 Asana

프로젝트 관리 도구를 찾고 있었다. 프로젝트 관리를 스스로 진지하게 해본 적이 없다고 생각해서다. 그냥 나 혼자서 하는 프로젝트도 소규모 형식으로 걍 세월아 네월아 하다가 만들어진 것도 있지만, 그냥 생각없이 집중해서 만들다 보니 3~4년 걸리고 한 것도 있다. 근데 이젠 그렇게 해선 안된다는 걸 안다. 지금 하는 프로젝트들도 어느정도 관리가 되지 않으면 걍 다 날아갈 거 같아서 정리해서 진행하기로 한 것이다.

관리 도구들 중에 요즘 많이 쓰는 것중 하나가 트렐로(Trello)일 것이다. 가격 무료에 유료화 계획 자체가 없다고도 했나..? 목록과 카드의 개념이 솔직히 그냥 스프레드형 관리 도구와 같은 구조라고 본다. 그렇기에 쓰기도 편하다. (그냥 스프레드시트에서 컬럼과 로우의 관계라고 확 와닿는 느낌이다. 거기에 좀 더 차원 하나 늘어난 정도..? 트렐로에 관해서는 나중에 글을 하나 더 써보기로 하자. ㅇㅅㅇ;)

그렇지만 내가 선택한 건 Asana(아사나)라는 프로젝트 관리도구이다. 웹 기반이며 현재 부분 유료화가 되어 있다. 프로젝트 관리 툴 중에서도 일단 가격이 무료라는 점에서 제일 맘에 들었다. 게다가 TODO 리스트에 대한 수정이 자유로운 점과 소규모 인원간의 대화형으로 진행할 수 있는 구조, 태그 기능들을 이용하면 여러모로 관리가 용이할 것으로 여겨졌다. Asana 또한 마찬가지로 아이폰, 아이패드, 안드로이드 앱을 제공하고 있다. 그래서 직접 Asana를 사용해 보았다. 트렐로랑 달리 Asana는 별도의 사용 경험이 적혀있질 않아서 직접 Asana를 화면 하나하나 살펴보면서 써봤을 때의 느낌을 적어보려고 한다.

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Asana의 메인 페이지이다. 이메일 기반으로 진행되기 때문에 이메일 활용이 많은 회사들의 입장에서는 확실히 유용하게 이용될 것이다. 구글 아이디로도 로그인이 가능하다. 아쉽게도 푸쉬 알림 기능은 없다고 하는데 일정 마감일에 대한 알람이 있는지 없는지는 확인을 해봐야 할 것으로 보인다.

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팀 프로젝트냐 개인 프로젝트냐에 따라 보여지는 작업이 다를 수 있다. 지금 난 완전히 개인적인 일과 연구, 개발을 위한 일을 나눠서 볼 수 있도록 하여 위의 화면처럼 규링 컴퍼니용으로 따로 작업공간을 만들고 그 공간에 프로젝트를 생성하였다. 로그인을 하면 어떤 작업들이 추가되었는지 확인할 수 있다. 또한 달력 형식으로 하여 언제까지 진행해야 되는지도 확인할 수 있다.

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졸업논문 쓰면서 필요해질 수 있는 내용의 습득을 위해 리눅스 커널 문서를 보면서 번역을 해보기로 하여서 프로젝트를 어제 만들었다. 이게 지금 만들었던 화면이다. 그 중에서도 작업들의 목록을 보여주는 List 화면이다. 프로젝트에 대해서 각 섹션별로 작업을 생성하였다. 저 작업들 중에 완료된 작업에 대해서는 체크를 하면 흐려지게 되어있다. 모든 섹션을 보게 해서 위와 같이 흐리게 보이는 것이다. 진행중인 섹션만 별도로 볼 수 있도록 할 수 있다.

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각 작업을 선택하면 오른쪽에 특정 이용자에게 할당하는 기능이나 하부 작업에 대한 추가, 태그 생성, 파일 올리기,  코멘트 작성의 작업을 할 수 있다. 특히 중요한 것이 해당 작업에 대해서 하부 작업을 추가할 수 있다는 것이다. 각 작업에 대해서 부수적인 작업들을 나눠서 진행해야 한다면 그 작업 안에 세부 작업을 만들어서 해당되는 사람에게 할당해서 줄 수 있다.

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세부 작업이 있는 작업을 선택했을 때의 화면이다. 화면에 보면 작업 안에 또 다른 작업 목록들이 들어있는 것을 확인할 수 있다. 저 작업들을 선택하면 작업에 대한 날짜 설정이나 코멘트 다는 부분들에 대해서도 똑같이 구성되어 있다. 물론 그 안에서도 세부 작업을 확인할 수 있다. 단, 이 세부작업들이 계속 내려가면 추적하는 것이 어렵기 때문에 관리할 수 있는 범위 안에서 진행하는 것이 좋을 것이다.

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Conversations는 의견 나누는 공간이다. BBS 혹은 소셜 네트워크 형식으로 되어있다. 작성된 내용에 대해서 댓글도 달 수 있다.

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Calender는 말 그대로 달력 기능이다. 달력마다 특정 작업을 지정할 수 있고 그에 따른 코멘트도 달 수 있도록 되어있다. 일정관리도 잘하면 이걸로 넘어올 수도 있겠다.

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Progress는 프로젝트의 진행도를 확인하고 해당 프로젝트의 상태에 대해 코멘트를 달 수 있도록 되어 있다. 빨, 노, 녹 세 색은 각 작업의 진행도를 색으로 표현하기 위해 있는 것으로 눈에 확 띈다. 아래에 있는 상태 진행 그래프는 현재 진행중인 작업과 완료된 작업을 보여준다.

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마지막으로 Files. 이곳은 파일들을 한번에 볼 수 있도록 해주는 공간이다. 프로젝트를 진행하면서 각 작업마다 파일을 올릴 수 있다고 하였다. 그 파일들을 취합해서 한곳에서 볼 수 있도록 한 것으로 보여진다.

프로젝트를 하나 만들어 보면서 Asana의 기능들을 확인해 보았다. 아직 제대로 활용해 보진 못했다. 그렇기 때문에 아직 이것이 이거다라고 정확하게 말할 수 없는 기능도 있었다. 그렇지만 내가 Asana를 이용하게 된 것은 인터페이스가 맘에 들었다. 작업을 관리하는 사람들의 인터페이스라는 느낌이 많이 들었다. 의견을 나누고 하는 작업에 있어서는 트렐로쪽이 더 좋은 방향성을 가지고 있을 수 있다. 그러나 지금 내가 해야 하는 작업들이 하나하나 진행되고 있다는 것을 관리하기 위해서는 “이것은 작업이다”라는 틀을 가지고 있는 것이 더 좋겠다고 생각하였고, 그것은 Asana의 인처페이스와 잘 어울렸다. 그전에 보았던 많은 작업 관리 툴들을 봐도 “아, 이게 바로 작업 관리하는 사람들의 툴이다”라는 느낌이 있기 때문에 더 잘 활용할 수 있을 것이라 여겼다.

그 외에 장점이라고 생각되는 것은 다음과 같다.

  • 각 프로젝트별 이슈 및 작업을 깔끔하게 정리함
  • 인터페이스의 간결함
  • 태그와 헤더의 활용
  • 아이폰, 안드로이드용 앱 존재

그러나, 단점 역시 존재한다.

  • 세부 작업의 추적 불능: 본문에서도 언급했지만 일일이 들어가야 된다.
  • 프로젝트 팀원 연락처 관리 기능 부재: 메일 주소만 이용하기 때문에 다른 연락처를 관리하질 않는다.
  • 진행상황 관리 기능의 빈약함: 진행해서 올리는 사람들은 알겠지만 관리자의 경우에는 작업을 요약해서 보여지는 기능이나 작업 추적을 위한 기능에 대해서는 좀 부실하다.

Asana를 제대로 활용하려는 사람들은 아무래도 자신의 관리 작업을 스프레드 시트로 정리하고 하던 습관이 있던 사람들이 여기 넘어오면 확실히 편하게 이용할 수 있다. 그리고 관리자가 꼼꼼한 사람이라면 Asana를 추천합니다.

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